.png)
Dbaj o poufność!
Dokumenty nie zawsze wiążą się z tajemnicami danego przedsiębiorstwa lub sekretami dalszego rozwoju. Niemniej bardzo często można znaleźć w nich dane osobowe pracowników, klientów, wspólników. To dane wrażliwe, chronione przez RODO. Powinniśmy więc w sposób szczególny je chronić przed dostępem osób trzecich. Nie musimy jednak w tym celu przechowywać ich w sejfach. Nie powinny jednak znajdować się także na ogólnodostępnych regałach. Przyda się tu specjalna szafka metalowa na dokumenty, najlepiej zamykana na klucz lub kłódkę.
Tego typu mebel jest solidnie wykonany i nie pozwoli osobom niepowołanym na zajrzenie do środka. Trudno jest wyłamać jego drzwi, jest odporny na ogień, a dzięki specjalnym powłokom także na rdzę. Szafki aktowe bardzo często pozbawione są także szyb, dzięki czemu chronią dokumenty także przed światłem słonecznym.
Jak przechowywać dokumenty?
Na rynku znajdziemy kilka rodzajów szaf aktowych. Część z nich to zamykane na klucz regały. Inne wyposażone są w wysuwane szuflady. W każdym z tych modeli przechowywanie wygląda nieco inaczej. W pierwszym przypadku dokumenty możesz gromadzić w teczkach lub segregatorach. Najlepiej jest uporządkować je miesiącami lub latami. Dzięki temu, szybko odnajdziesz te dokumenty, których potrzebujesz. Jeśli zdecydujesz się na opcję z szufladami, tu polecamy przechowywanie akt w specjalnych, cienkich teczkach. Sugerujemy uporządkowanie ich alfabetycznie, ponieważ w ten sposób najłatwiej jest odnaleźć pożądane akta. Można też oznaczyć poszczególne szuflady zakresem, który obejmują np. pierwsza A-D, druga E-H itd.
Gdzie ustawić szafę na dokumenty?
W różnych firmach, praktykowane są różne rozwiązania. Bez wątpienia wiele zależy od tego, jak prężnie działa Twoja firma lub instytucja i ile masz dokumentów do archiwizowania. Jeśli dopiero rozkręcasz biznes, osobne archiwum nie będzie Ci jeszcze potrzebne. Wówczas szafka metalowa na dokumenty może stanąć w sekretariacie lub w biurze prezesa, dyrektora, księgowego (w zależności od typu dokumentu). Jeśli jednak przez Twoje ręce przechodzi wiele dokumentów, warto postawić na dodatkowe archiwum, które zamykane będzie na klucz oraz odpowiednią liczbę szafek aktowych, które pomieszczą wszystkie dokumenty.
